实施档案数字化工作策略探析

上杭县档案局   钟玉生

 

2018年3月22日，全省山区县规模最大的档案馆——上杭县档案馆搬迁投入运行，下一阶段如何突进档案数字化，早日建成数字档案馆，成为杭川兰台人面临的一个重大现实问题。本文着重阐述实施上杭档案数字化的现实意义，分析面临的现状和问题，进而对上杭实施档案数字化工作策略进行初步探析。

一、实施上杭档案数字化工作的现实意义

(一）、实施上杭档案数字化是信息化时代数字网络环境下不可阻挡的发展趋势和时代潮流。当今世界，以信息化为基础的科技创新正在深刻影响着各个行业的发展，档案馆也正从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的数字时代。在“数字化社会”、“数字化城市”的发展趋势下，传统档案管理模式逐渐被网络信息化管理所取代，管理智能化、馆藏数字化、信息共享化，已成为当今档案工作发展的新趋势，档案数字化正是顺应计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

(二）、实施上杭档案数字化是社会公众享受查档利用高效优质服务的现实需求和迫切愿望。近年来随着我县政务网应用范围的不断扩大，民众的档案意识日益增强，对档案管理也提出了更高的要求，早已不限于“管好”档案，更多地要求“用好”档案，迫切希望信息技术为档案工作服务，为社会大众和民生服务，迫切要求能够通过互联网和信息化技术寻找到自己需要的数字化档案信息，公众的需求，社会的发展进步促使档案部门必须将档案服务主动融入政务服务工作中，加快数字化进程。况且县档案馆新馆又距县政府和汽车站5公里，偏远农村的群众来县城查档十分不便，费时又费力，如果能开通县乡异地查档跨馆服务功能，乡镇的群众不用跑县城，直接可以在本乡镇或外地查阅档案，让数据“多跑路”，让群众“少跑腿”，真正实现群众查档最多跑一趟甚至一趟也不用跑。

（三）、实施上杭档案数字化是打造“数字上杭”公共信息服务体系的重要平台和本质要求。《上杭县十三五发展规划纲要》明确提出，要建设智慧上杭、数字上杭，提供公共优质服务。数字上杭建设本质上就是以网络为基础,运用信息和通信技术手段感测、分析、整合各项关键信息,更好地服务大众，核心就是要构建统一权威的公共信息服务体系和平台,实现一站式信息服务，其中最重要的就是数据的互联、共享和安全，这就必然要求实行档案“数字转型”，如果沿用传统档案管理方式，就仍然是让“老百姓跑腿”而非“数据跑路”。搭建数字上杭的公共服务平台除了必须整合政府传统组织内部的数据外,还必须整合政府跨部门之间的数据,特别是对各级政府内部公文、档案、图表、数据信息化的改造,是数字上杭建设必不可少的环节。由于大部分档案应用系统是基于局域网或政务内网的,因此,档案部门的作用就是把分散在各系统中的原始的信息资源进行集中整合,建成一个统一的大数据库，并对大数据进行收集、存储和科学管理,使数据高度集中和融合,建立数据中心和共享平台,使数据具有“智能”的技术能力,从而为信息共享提供条件。

（四）、实施上杭档案数字化是提升档案安全等级保障档案实体安全的关键环节和有效手段。传统载体档案在数字化过程中，将会对档案原件进行相应的整理、编目、统计、修复裱糊等各项工作，等于是通过技术手段把原始档案再重新修整了一次，在实现传统载体档案数字化后，今后档案的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再调用原始档案，可以对原始档案进行封存管理，从而减少对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，保障档案的实体安全。

（五）、实施上杭档案数字化是彰显兰台智慧助推“四个上杭”建设的项目载体和重要抓手。县委书记在县第十三次党代会上向全县广大党员和干部群众许下实现“四全率先”、打造“四个上杭”的庄严承诺，县长对数字档案馆项目建设工作明确批示：“原则同意，请档案局商数字办提出建设方案，应充分利用数字办已有的平台资源，避免重复投入”。目前新馆顺利搬迁并投入使用，这是上杭档案事业发展的新起点，下一步如何创造出与一流馆库条件相匹配的一流工作业绩，倾力打造闽西兰台先锋，彰显杭川兰台人的智慧和力量，助推“四个上杭”建设，就应当以数字档案馆为抓手，在加快推进上杭档案数字化进程上精准发力，精准施策，全力突进。

二、上杭实施档案数字化面临的工作形势和现实问题

（一）、工作形势。

目前，我省档案数字化工作发展相当不平衡，沿海发达地区档案数字化水平相对来说比较高，走在全省前列，基本形成了以档案管理软件应用为中心、以档案服务器和电脑为载体、以馆内局域网为补充的档案信息化管理与运行系统。根据省档案局通报，截止2017年12月，全省县级综合档案馆中，晋江等沿海地区的县（区）档案馆数字化工作走在前头，数字化率超过80%以上，我们龙岩市个别县（区）开展了少量馆藏档案全文数字化工作，大部分县级档案馆因人才缺失、经费紧张而无法开展，漳平、武平档案馆数字化工作起步较快，上杭县档案馆位居中游，建国前馆藏纸质档案数量5603卷，数字化数量205卷，数字化率3.66%，建国后馆藏纸质档案数量48308卷，全部还未数字化，数字化工作的“万里长征”只迈出一小步。

（二）、现实问题。

1.基层领导不重视。一些乡镇和部门领导把档案工作简单地理解为“档案保管”，把档案数字化单纯地认为是“电脑存贮”，平时只强调重抓中心工作，对档案工作只字不提，甚至有些领导头脑中毫无“档案”概念和意识，没有将档案工作纳入年度工作目标考核体系，缺乏硬性的约束机制，档案设施设备阵旧简陋，档案保管的“八防”要求被抛之脑后。为扭转这一局面，2017年我县将档案工作纳入年度绩效管理工作考核范畴，占据分值5分，我们期待这一政策能够发挥预期的导向和激励作用。

2.人员素质不达标。一些档案员无上岗资格证书，对档案业务不熟悉，对计算机更不了解，无法利用计算机更好地开展档案管理工作，同时基层单位档案管理员队伍不稳定，人员流动频繁，也严重影响到档案数字化工作。

3.软件标准不统一。有相当多的部门和单位对档案整理以及数据库建设制定了本行业标准，比如，龙岩市档案局主推使用科易档案管理软件，连城县档案局自行开发档案管理软件，还有国土、城建、供电、民政等行业或系统推广安装的档案管理软件，所有这些档案管理软件格式、标准不统一，相互兼容性差，逻辑归档移交难度大，不能实现无缝链接，传输利用极为不便。

4.加工扫描任务重。目前新馆虽然已具备对档案进行接收、扫描、录入、存储等功能，基本能满足实施档案数字化工作的条件，但馆藏档案全部还未数字化。根据国家档案局要求和《福建省数字档案共享管理办法》、《数字档案馆建设指南》，2020年县级以上国家综合档案馆馆藏传统载体档案数字化必须达80%以上，县级以上单位档案室传统载体档案数字化必须达100%。要实现这一目标任务依然任重道远，真正是“路漫漫其修远兮”。

5.资金投入需求大。根据上杭县数字档案馆项目建设方案，主要包含软件系统和硬件网络支撑系统两部分，软件系统主要实现包含政务网应用系统、局域网应用系统和互联网应用系统三部分，实现对数字档案综合接收、管理、存储和对外提供多层次全方位的利用。网络基础支撑体系建设方面，以政务信息网络工程的县直机关宽带网为主干资源，建立起上杭县档案馆网络中心，主要负责档案馆网络的管理与维护，建成档案馆的系统平台、存储平台和管理平台，目前建设的仅仅是数字档案馆的硬件部分、机房和存储平台，数字化加工扫描任务特别是新接收进馆的增量档案数字化，还有待于财政逐年投入经费实施。

6.专业技术人才缺。目前馆藏档案资料7万余卷，核定参公事业编制10个，实际在编在岗仅9人,今后几年内馆藏量将达到17万卷，急需一批包括计算机、编研策划、摄影、重大活动档案管理指导、档案数字化信息管理与维护、展厅解说等方面的专业人才，而现有人员全部是“半路出家”，既熟悉档案工作，又懂计算机及网络软件运行维护的复合型人才奇缺，无法满足档案数字化工作的人才需求。

三、精准施策，全力突进上杭档案数字化

实施档案数字化是一个复杂持久的系统工程，必须坚持“统筹规划、突出重点、分步实施、整体推进”的原则，保持与扶贫攻坚、项目落地、生态环保三大战役同等的工作力度、方法策略协调整体推进。

（一）、建立协调机制，科学统筹规划。《福建省数字档案共享管理办法》强调：“县级以上人民政府应当加强对本行政区域数字档案共享工作的领导，建立协调机制，协调解决数字档案共享工作中的重大问题。”为此，必须成立上杭档案数字化工作领导小组，由县委县政府分管领导亲自挂帅，县委办、政府办、发改、财政、审计、经信科技、人社、档案、行政服务中心、数字办、审改办、文体广新局、客家缘文化中心等相关部门积极参与，主动介入。要把档案数字化工作纳入全县信息化建设整体规划，纳入县级财政预算，特别要以实施《福建省数字档案共享管理办法》为契机，做好数字档案馆与政府的政务系统同步规划，避免重复投资和重复建设，实现资源的有效整合和共享。

（二）、加大资金投入，寻求政策支持。根据上杭县数字档案馆项目建设初步方案，主要包含软件系统和硬件网络支撑系统两部分，软件系统主要实现包含政务网应用系统、局域网应用系统和互联网应用系统三部分，实现对数字档案综合接收、管理、存储和对外提供多层次全方位的利用，经初步概算项目总投资728.4万元，其中：档案综合管理应用系统项目工程整体规模为325.9万元，包括硬件设备、系统软件、政务网硬件（与数字办共享）升级、应用软件等部分；馆藏档案数字化项目402.5万元，包括现有馆藏7万卷档案和搬迁后新接收约10万卷档案的全文数字化。为更加有序推进项目建设，计划分期分类、逐步实施项目建设，资金分期拨付。在争取县财政投资的同时，还要积极跑项目，争资金，借势发展，为实施上杭档案数字化工作提供经费保障。

（三）、统一行业标准，规范系统运行。建成后的上杭数字档案管理系统，在完成基础设施构建和软硬件系统建设后必须具备以下功能和作用：一是能接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；二是能在实施馆藏档案数字化后实现数字化档案资源在网上的发布和传递；三是能支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；四是能支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；五是能组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。简单地说，通过实施档案数字化，既可以借助数字档案查阅利用平台，实现资源共享，同时又还可以实现以县档案馆为基地，建设链接各乡镇、县直机关、团体、企事业单位具有电子文件在线接收和自动归档功能的电子文件中心，使其成为全县电子政务数据流转的归宿地，进一步方便查阅利用，提高工作效率和档案信息安全保障水平。

（四）、加强技术培训，引进专业人才。档案数字化工作从建设到后期日常维护均需要熟悉该行业的专业技术人员，要把既了解档案工作，又熟悉计算机基础知识、软件系统和网络维护技能的复合型人才调整到档案馆工作，为上杭档案数字化工作提供人才支撑。

（五）、突出工作重点，协调整体推进。

1.建立档案接收系统。主要是对县直单位的电子文件和电子档案进行在线管理、在线接收，可基于政务网实现对各县直单位虚拟档案室的电子文件和电子档案的综合管理，以及网上业务督导功能，数据集中存储在县档案馆服务器中，县档案馆可通过政务网在线接收县直各立档单位产生的各种电子文件及其元数据，并也可对传统载体档案经过数字化和重要数字信息资源进行接收。

2.建立档案管理系统。按照《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试办法》要求，实现对县档案馆电子文件和电子档案的“收、管、存、用”一体化管理功能，包含《数字馆藏管理系统》和《辅助实体库房管理系统》等。

3.建立档案利用系统。档案利用系统分别通过局域网、政务网、互联网等建立利用窗口，提供档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能，查阅大厅利用服务系统必须实现社会公众到县档案馆利用档案信息的功能，包含登记查阅、申请出入库、统计分析等全过程管理。

4.建立网络硬件平台。主要是建成县档案馆网络中心，以上杭县政务信息网络工程的县直机关宽带网为主干资源，建立起县档案馆网络中心，主要负责县档案馆网络的管理与维护，建成县档案馆的系统平台、存储平台、管理平台。同时加大与县数字办、县行政服务中心等部门沟通合作，加强档案与“互联网+”、云计算、大数据等现代技术的融合，建立健全我县全流程网上办事行政审批电子档案服务平台，大力推行异地查档、跨馆服务，不断创新档案服务方式。

5.完成数字化加工服务。按照“存量档案数字化、增量档案电子化”的思路分期分批实施，首先解决存量档案数字化问题，可充分吸收借鉴漳州和晋江档案馆的做法和经验，具体分三个阶段和步骤进行：第一阶段2018年6月至2019年6月，为试点摸索阶段，先从专题档案入手，可以拿招工、婚姻、知青档案专题档案作为全文扫描试点，初步摸清档案全文扫描工作应把握的注意事项，积累工作经验；第二阶段2019年7月至2020年6月，为适度扩大阶段，选择案卷质量较好、日常利用率较高的档案扫描；第三阶段从2020年7月至年底，为全面铺开阶段，在全面总结前两年试点和实践经验的基础上，全面开展馆藏档案全文数字化，实现馆藏档案数字化率100%。对于增量档案电子化问题，首先要明确责任。即今后的档案数字化工作由各立档单位自行负责自主实施自主完成，以“两办”的名义要求各乡镇和县直各部门在移交档案时，必须是纸质档案与电子档案同步移交。其次是委托加工。即各立档单位移交档案时应与县档案馆签订档案委托数字化加工协议，然后由县档案馆集中统一与中介服务机构签订加工合同。第三是分别结算。即费用由各立档单位按自身的档案数量与中介服务机构直接结算，价格由档案馆与中介服务机构按略低于市场价商定，并在委托书签订前告知相应单位。

6.落实安全监管措施。在数字化加工服务招投标时要设定市场准入门槛，要求服务机构必须持有国家保密局管理机构颁发的保密许可资质，服务机构人员必须提供无犯罪记录证明材料，服务机构无失泄密记录，之后要与中标方签订保密协议，并报县保密局备案。同时还要对加工设备进行保密检测，在数字化加工扫描室要安装监控探头并全天候开启，对整个加工过程进行全程监控。档案馆要安排和指定专人负责数字化加工现场的管理，现场监督检查和验收，每个环节进行严格把关，把安全监管责任层层落实到个人。

 

参考文献：

卓兆水：在全省档案工作研讨会上的讲话。福建档案2017-6

雷乃明：建立档案信息资源服务与共享的制度性保障。福建档案2017-6

漳州市档案局；信息化时我们大步向前走。福建档案2016-4

周晓燕；李彦，档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]