上杭县档案局 张惠兰
[摘要: 档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。县级综合档案馆采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案工作的发展变化、提升档案工作管理水平、提高档案服务效率，最大限度地满足社会、经济、民生等对档案的需求，是县级综合档案馆档案信息化建设的主要目的。目前县级综合档案馆档案信息化建设才刚刚起步，笔者从县级综合档案馆档案信息化建设的必要性，县级综合档案馆档案信息化建设的现状及存在的问题，县级综合档案馆档案信息化建设的对策和建议等三大方面阐述自己对县级综合档案馆档案信息化建设的几点肤浅的认识与思考，以便达到业务交流的目的]
[关键词：县级综合档案馆 信息化 建设 认识与思考]
档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。县级综合档案馆采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案工作的发展变化、提升档案工作管理水平、提高档案服务效率，最大限度地满足社会、经济、民生等对档案的需求，是县级综合档案馆档案信息化建设的主要目的。从县级综合档案馆档案信息化建设内容十分丰富，包括基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息资源管理规范和标准技术建设、档案人才队伍建设、档案信息安全保障建设等六个方面。但是，目前县级综合档案馆档案信息化建设才刚刚起步，需要上级档案部门精心指导和县委、县政府重视高度、大力支持，县级综合档案馆人员要在以上六个方面，做出很大的努力，做许多艰苦卓越的工作，才能把县级综合档案馆档案信息化建设好。本文，笔者就县级综合档案馆档案信息化建设浅谈几点认识与思考。
一、县级综合档案馆档案信息化建设的必要性
（一）县级综合档案馆档案信息化建设可改善档案管理工作。
只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，实现各种档案资源的合理配置，科学管理，为社会、经济、民生提供高效、优质的服务。
（二）县级综合档案馆档案信息化建设可为档案利用者提供智能化服务。
县级综合档案馆档案信息化可一次投入，长期使用，多次产出，还能远程服务、资源共享，提高档案利用时效。
（三）县级综合档案馆档案信息化建设是计算机网络技术的发展，电子政务、电子商务等日趋普及的必然要求。
随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等日趋普及，县级综合档案馆要更好地管好档案，让档案更好地为社会、经济、民生提供利用，就要及时介入电子档案的管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大效益。
（四）县级综合档案馆档案管理信息化、网络化能大大提高管理人员、职能部门的工作效率。
一是档案整理及档案统计工作不再费时费力。档案人员手工收集、整理、编目、管理、提供利用，工作量大，效力很低，费时又费力，是简单的重复劳动。比如档案编目这一工作，手工整理时，抄了卷内目录，又要抄全引目录，是一个工作量巨大的工作，如果有档案管理软件，数据一次录入 ，就可输出卷内目录、全引目录等一系列档案报表，大大减轻了工作量。档案统计也可由档案软件处理，极大提高档案馆档案管理人员的工作效率。二是档案数据一次录入后，可长期使用、多次产，在档案管理内部进行数据共享，提高工作效率。三是档案检索查询方便。县级档案馆传统的查档方式是档案人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据目录到时库房去调卷，费时、费力。档案管理信息化后，可实现即时查询，管理人员可从模糊查询、组合查询、分类查询中选择最佳的查询方式，在档案数据库中检索出档案信息，如果做到了全文数字化还可查到电子文档，极大地减轻了工作人员负担，从而提高县级档案馆和职能部门的工作效率。
二、县级综合档案馆档案信息化建设的现状及存在的问题
（一）完成档案信息化的县级档案馆极少。
大部分档案馆档案信息化建设工作才刚刚起步。档案信息建设基础设施投入大，一般县级财政筹措这么一大笔资金给档案馆这个冷门单位有一定难度，很多县级档案馆心有余而力不足。
（二）县级馆藏档案量大，档案馆数字化任务重、投入大。
馆藏几十年的档案要在几年内完成数字化，时间紧、任务重、投入也大，只能根据各县的人力、物力、财力情况分步实施，推进较慢；办公自动化的县直单位、乡镇参差不齐，对电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档到电子档案的移交、存储、利用、备份等难度大。
（三）档案信息资源建设的管理规范和技术标准制定不及时、不全面、不成熟，档案管理人员掌握不好，影响档案信息化进度。
当前，一方面是档案工作者对国家制定的现有的档案信息资源建设的管理规范和技术标准掌握不熟练；另一方面是档案资源建设的管理规范和技术标准制定不及时、不全面、不成熟，还在陆续修改、补充和完善中。这二个方面都造成档，数字化工作存在重复劳动或做无用工的现象，从而影响档案信息化进程。
（四）档案管理软件系统没有统一。
因整个档案系统没有采用统一档案管理软件系统，五花八门，各选各的，造成省、市、县档案馆之间，县档案馆与基层档案室之间有的数据无法兼容，浪费人力、物力、财力。
（五）档案系统人才队伍人员构成需改善，信息化人需引进、培养。
目前县级档案馆档案管理人员，绝大多数为非档案专业的人员。虽然他们有从事档案专业工作的丰富经验，对接收和审查材料归档、保证归档材料的系统、完整以及在提供快捷、满意服务等传统档案业务工作中起到了积极作用，但受档案工作科学化、正规化、信息化的认知缺陷及档案管理专业理论水平不高所限，特别是缺乏对档案信息化建设总体及实践过程的真正理解，思想观念转变滞后于信息科技发展，客观上影响了县级综合档案馆信息化建设总体进程、效率和档案信息化成果的利用。现阶段改变县级综合档案馆人员构成、建设高素质、复合型档案管理人才队伍，是促进县级综合档案馆档案信息化建设工程的重要举措。
三、县级综合档案馆档案信息化建设的对策和建议
（一）加大投入搞好县级综合档案馆档案信息化基础设施、设备建设。
县委、县政府要充分认识到县级综合档案馆档案信息化工作的重要性、必要性和紧迫性，拨付足够的资金购置档案信息化必备的基础设施、设备，主要包括计算机、交换器、路由器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统、计算机网络系统等。
（二）县级综合档案馆及基层档案室人员要认真学习和熟练掌握档案资源建设的管理规范和技术标准。
档案资源建设的管理规范和技术标准是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。围绕数字档案资源建设，我国颁布了一系列有关电子文件归档与管理、电子档案移交与接收、传统载体数字化、数字档案馆（室）建设等管理规范和技术标准，规范并引导各级各类档案馆（室）运用现代技术信息对数字档案信息进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用。
1．在制定档案资源建设管理规范方面，国家档案局制定了《电子文件归档与管理暂行
办法》（2003年）、《数字档案馆建设指南》（2010年）、《电子档案移交与接收办法》（2014年）、《数字档案室建设指南》（2014年）。国务院于2009年制定了《电子文件管理办法》，对电子文件的形成、归档、管理等作了明确规定。
2．在制定档案资源建设技术标准方面，国家档案局发布了《电子文件归档与管理规范》（2002年）、《纸质档案数字化技术规范》（2005年）、《公务电子邮件归档与管理规范》（2005年）、《文书类电子元数据方案》（2009年）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（2008年）、《版式文件长期保存格式需求》（2009年）、《缩微胶片数字化技术规范》（2009年）、《电子文件管理系统通用功能要求》（2012年）、《数码照片归档与管理规范》（2014年）、《档案信息系统运行维护规范》（2014年）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（2014年）、《电子档案管理基本术语》（2014年）等有关电子文件收集、归档及电子档案移交、接收、存储、保管、利用等技术标准，为数字档案资源建设提供标准化指引。
这些管理规范和技术标准都要求我们档案工作者认真学习、熟练掌握，以免在档案数字化过程中少走弯路。同时随着信息化的发展，国家档案局对这些管理规范和技术标准应该及时的更新的、补充和完善，才能让档案信息化快速、有序、健康发展。
（三）依靠有关的技术力量，统一和规范档案信息资源应用系统。
档案信息资源应用系统是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，它包括档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆建设。县级档案局（馆）应依靠有关的技术力量、选择先进、适用和可靠的编码、数据库来加强县级档案馆档案应用系统管理。
（四）加快档案数字化进程，扎实推进档案信息资源建设。
档案信息资源建设是档案信息化建设的核心。目前县级综合档案馆档案目录数据库建设已基本完成任务，电子文件归档与管理正在不断规范，档案数字化工作正在紧锣密鼓地开展，它主要包括二大方面：一是“存量档案”数字化。二是“增量档案”数字化。
1．“存量档案”数字化，即对现有馆（室）藏档案包括纸质档案、音像档案等传统载体档案进行数字化。要达到福建省、市档案局《档案工作十三五规划》的要求，到2020年，县级以上综合档案馆馆藏传统载体档案数字化率达80%以上的目标。一方面，县级档案行政管理部门要求各单位向县档案馆移交传统载体档案时，必须移交档案数字化副本；另一方面，县级档案行政管理部门要求县级档案馆对馆藏利用率的档案、需要重点保护与抢救的历史档案以及与公民利益直接相关的民生档案，如出生档案、婚姻档案、户籍档案、社会保险档案、住房档案、土地确权档案、扶贫档案等优先安排进行数字化，并要加大“存量档案”数字化工作的人力、物力、财力的投入，推动县级档案馆档案数字化进程。
2．“增量档案”数字化，是指在办公自动化条件下，县级各单位形成的应归档的电子文件及时归档，并按规定向县档案馆移交，使档案馆新接收进馆的档案全部为电子档案。按福建省、市档案局《档案工作十三五规划》的要求，到2020年，县级以上各部门单位档案室传统载体档案数字化率达100%；馆室之间在线接收平台全面部署完成，立档单位电子文档归档率达100%，立档单位电子档案或纸质档案数字化副本向同级综合档案馆移交率达80%的要求。为完成这一任务，就要求县级档案行政管理部门以贯彻《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》为契机，对电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档到电子档案的移交、存储、利用、备份等实行全过程管理，确保归档的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效，推动办公自动化条件下增量档案的电子化管理，实现齐全完整、标准规范的数字档案资源建设目标。并实行异地、异质备份，确保数字档案资源的绝对安全。
(五)尽快加强档案人才队伍建设，不断优化档案队伍年龄、知识、梯次结构。
档案人才队伍是档案信息化的成功之本，县级综合档案馆要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理“路（计算机网络）、车（计算机硬、软件）、货（数据库）、交通规则（标准、规范）和驾驶员（现代化信息技术人员）”的关系。有路无车不行；有了路和车，没有货不行；路修得再好，车再先进，交通规则再完善，货源再多，没有优秀的驾驶员，仍然行不通。因此，档案信息化建设也一样，必须以人为，注重人才队伍建设。
(六) 加强档案信息安全管理，确保档案信息安全。
档案信息安全保障工作涉及到档案信息化建设的各个环节，包括法律、标准、技术、管理、人才等各个方面，是一个复杂的系统工程。笔者不必细说，只就档案信息安全管理方面的提一些保障措施。
1.要提升认识，筑牢防线。全体档案人员要认真学习，深刻领会档案信息建设必须重视保密审查有关要求和精神实质，按照国家、省、市、县保密主管部门的文件要求和部署安排，进一步强化保密观念，认真履行保密职责，筑牢保密工作防线，居安思危，警钟长鸣，努力做到知保密、懂保密、会保密，把档案信息保密审查有关要求落到实处。
2.要规范审查，严格把关。要进一步建立完善档案信息保密审查工作机制，坚持“先审查、后公开”和“一事一审”的原则，分管把守、各司其责，做到审查工作有领导分管、有部门负责、有专人实施。凡向互联网站提供或发布的信息，要坚持“谁上网谁负责”原则，首先必须由档案信息提供单位先行审查，提出意见后报县档案局（馆）保密鉴定小组进行保密审查，并经局主管领导审批同意后方可上网，确保涉密档案信息不上网。
3.要抓好落实，确保安全。要针对档案工作实际，采取切实有效措施，加强馆藏档案查阅利用和开放工作的保密审查，对拟对外开放和查阅利用的档案目录和原文中含有不应公开或涉及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定的相关内容，应与有关单位或保密主管部门协商，征求意见，把好解密审核关，严防失泄密，确保档案实体和档案信息安全。
参考文献：
1.《福建省档案工作十三五规划》
2.《 中国档案》2016年第10期《中国数字档案资源建设》
3．《福建档案》2016年第5期《构建档案信息共享的路径》、《城建档案信息化建设》