上杭县档案局 江梓洪
信息化的潮流以势不可挡的趋势席卷着我们这个时代，并必将成为今后人们生活交往交流的重要手段，越来越多的行业都已经通过信息化实现了行业业务的跨越发展，真正步入了飞速发展的信息化时代，实现了人们梦想中的千里眼、顺风耳等梦想。档案工作面对信息技术的飞跃发展，如何充分利用信息化技术实现从档案介质的存储到信息利用的革命性变化，是摆在档案工作者面前的新课题。信息化是大势所趋，也是档案工作今后的发展方向，同时也是摆在档案工作者面前的大好机遇，是档案事业跨越发展的一个重要平台。
一、现阶段档案信息化发展的现状分析
（一）缺乏考核激励机制和约束机制
档案馆作为面向社会公众提供档案信息的场所，由于缺乏应有的考核激励机制和约束机制，做好做坏差别不大，加之档案馆是事业单位，工作人员受提拔重用的机会不大，工作做好做坏对工作人员的待遇不会产生影响，这就难免会造成部份工作人员不思进取的现象。当前我国的各级各类档案馆由于受各自经济、技术、馆藏等条件的影响，在信息化的投入上各地的差异性区别巨大，中东部地区财政状况较好，比较有条件投入档案信息化建设，而西部地区则由于经济较不发达，难以有足够的资金投入。如果没有一个科学合理的对当地政府的考核激励机制，要档案自己想办法筹措档案信息化经费，可以说是难以做到的。在档案馆长期以来养成的工作习惯和传统思维里，能为前来查阅利用者提供查阅利用服务，能查得到就算是对工作称心满意了，至于查找效率、查全率、查准率对工资福利又不会产生影响，所以对于馆藏档案的信息化项目就抱着政府有给钱就上，没钱就维持现状的想法。没有压力何来动力，要加快推进档案信息化需要建立科学合理的考核机制和约束机制。
（二）对档案信息化建设投入不足
档案信息化建设需要资金投入，而且是连续性的，档案信息化系统建成后每年的档案都必须进行数字化处理才能进入系统，需要增加额外的经费。一些地区和单位的领导对档案工作不够重视，认为档案工作很简单，只是保管档案资料，能够保证给利用档案者提供查询即可。档案部门在基层一级基本属于弱势部门，普遍存在经费不足、人员编制不足的问题，对档案信息化工作普遍存在心有余而力不足的情况。此外，我国幅员辽阔，地区之间差别巨大，对档案信息化的投入能力也有着巨大的差别，贫困地区完全靠地方政府资金投入建设档案信息化将面临较大的资金压力，其档案信息化的建设完全依靠地方财政将面临巨大困难，需要国家加大扶持力度。
（三）专业人才的匮乏
档案信息系统是需要运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，它需要档案从业人员必须具备信息化素养、档案专业知识和有一定的档案技术理论功底等，但是目前基层档案工作者档案专业和计算机专业从事档案工作的寥寥无几，甚至有的计算机专业毕业生考到档案部门工作不久就调到其他重要部门了，造成基层档案部门普遍存在缺乏开展档案信息化的专业人才，影响了档案信息开发的力度和深度。基层档案部门普遍存在人员基本只进不出、优秀人才一进就出的现象，档案信息化建设人才匮乏，特别既熟悉档案业务知识又熟悉数据库建设维护的专业人才。
（四）档案信息化发展给档案工作带来了严竣的挑战
传统的档案载体以甲骨、竹简、帛、绢、纸张和实物等作为介质，是实实在在有形的记录、是看得见摸得着的实体，信息化条件下的信息则通过数字化的形式进行记录、存储，在不进行输出的情况下是以虚拟的数字化形态存储在光盘、硬盘、云盘里，而且存储的格式还可以呈现多样化，与之相对应的打开软件也是多样化的，这样的存储方式给档案信息的安全带来了巨大的风险和挑战。档案信息化条件下档案信息由文字、图表、照片等直观的存储形式转化成了虚拟化的数字信息，变成了可压缩、可复制、可修改的数字符号，使档案信息可以通过网络、电磁波等方式进行快速过程传播，为档案信息的异地传输、存储和利用带来了极大的便利，传播速度快、安全性高，节约了大量的人力、物力，为档案的异地利用带来了极大的便利。但事物的发展总是存在两面性，在带给人们便利的同时对技术也提出了更高的要求：一是档案信息的存储安全如何保证，重要的档案信息资源存储到数字化系统后，必须绝对保证其源信息数据不能被篡改、删除、丢失。二是在档案信息的传输过程中如何保证档案信息不被窃取、修改、失真、删除。三是在档案实体信息化的过程中如何保证档案信息的安全，如何做好安全保密，防止失密、泄密事件 的发生。一个普通硬盘可以存储
另外，档案信息化对档案管理制度也带来了实实在在的挑战，保管的档案形态从有形的实体变成了无形的数字符号，相对于实物档案电子档案有着“流动性、易改性、易逝性”等特点，在档案信息化过程中电子档案的管理数量和比例都显著提升，传统的管理流程并不能完全适用于电子档案，例如电子档案在归档、鉴定、著录环节都提前了，著录贯穿在电子档案的编制、处理、归档、鉴定以及文件的生命周期，而且电子档案由于分析利用等不同的需求，在管理过程中还会存在大量的数据迁移和格式转换工作，如何在这个过程中保证档案的正确性、连续性和可读性也需要在管理制度上进行变革。
二、档案信息化管理可有效提升信息资源的利用率
传统的档案管理模式对档案的编研、编纂完全依靠人工完成，效率低下。有的珍贵档案信息如果人工没有检索到可能就永远成为了死档案，难以发掘和整理，过去经常有听说在馆藏的档案里发现什么重要信息的新闻，如沈阳档案馆发现的侵华日军罪证档案。在人们传统的思维里，档案到了档案馆似乎里面的信息在档案馆里都能查找到，但实际上应用传统的手工查找，馆藏的很多有效的档案信息在查找过程中会被遗漏掉。因为存储量大，一个档案馆馆藏档案多的几十万卷，少的也有几万卷，档案管理部门难以对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务，创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
三、档案信息化是信息化社会发展的必然要求
档案信息化建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。
档案信息化建设通过加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，有力地促进了档案事业持续快速健康发展，进而积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现了更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享。
四、档案信息化建设必须与电子政务建设结合起来
档案信息资源是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源。应把档案信息化建设放在国家电子政务建设的大环境中去思考规划使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。应参与电子政务的建设研究和落实电子政务与档案信息化的相互要求，形成一体化管理模式。充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉地把档案部门的信息化工作和党委、政府的办公自动化结合起来，与电子政务建设结合起来，积极争取领导的重视和信息部门的支持。档案部门要加强与电子政务建设部门的联系、沟通，统筹安排信息化建设。积极争取将档案信息管理纳入电子政务建设中，依托电子政务内网建设部门网，建立网站发布档案政务信息和档案资料。同时档案局应配备相应的软硬件设备积极开展档案网站建设在网上开展现行文件服务中心查询和馆藏档案目录查询工作，为电子政务建设、政务信息公开和便民服务创造条件。档案信息化建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。
五、应从国家层面统筹档案信息化建设
档案信息资源是国家的宝贵财富，档案信息安全是国家信息安全工作的重要组成部分，确保档案信息安全，既是档案工作永恒的主题，也是国家信息安全工作的一项重要内容。档案信息化发展应上升为国家战略，从国家信息安全的角度统筹考虑档案信息化发展工程，一是档案信息化的应用软件应由国家组织统一开发。现阶段我国对档案信息化建设还没有统一的严格的标准，档案信息化应用系统软件开发公司（企业）众多，但由于没有统一的标准，造成各自单打独斗，所开发的软件虽大同小异，但又大多不能相互兼容，各企业投入资金研发用途相同、性能相同、要求相同的档案应用软件，无形中浪费了人力、物力、财力，浪费了社会资源还不能实现软件系统的最优化，建议可由国家家档案局采取政府采购的办法向社会公开反招标开发档案应用软件，经审核验收成熟后下发基层档案系统使用，这样可以保证投入的最小化、系统的最优化、维护的一体化，基层档案室不需要投入资金购买软件，档案信息化的推行也就会更容易。