浅谈档案数字化的经济适用原则
上杭县档案馆 江梓洪
近年来，随着数字化浪潮的兴起，数字档案馆建设正方兴未艾，各地都在大力推进数字档案馆（室）建设，数字档案馆建设可以有效地提高档案资料的查阅利用效率，方便档案信息的异地共享利用，实现档案资源的社会共享。在建设数字档案馆的过程中也出现了许多大手笔，大投资的项目，一个县级数字档案馆动辄几百万甚至上千万的投资，对于财力雄厚的地方可能不成问题，但对于财政状况不是很好的地方来说仅能保工资、保运转，一下子要拿出那么多钱来建设数字档案馆可以说难度是比较大的，何况数字档案馆建成后每年还需要投入资金进行系统维护，以保证信息化系统的正常运转和档案信息的绝对安全。在建设数字档案馆的理念上是否要坚持数字档案信息和档案实体的完全一致性，有值得探讨的地方。
一、档案馆的级别不同决定了其接收档案质量珍贵程度的差别
一个档案馆的档案少则几万卷，多则几十万乃至上百万卷，在建设数字档案馆的过程中，按照国家档案局下发的测评标准，数字化率必须达到一定的比例，才能达到示范性数字档案馆的要求。按照国家档案局9号令的要求，省级以下（不含省级）档案馆须接收：1.中国共产党委员会及所属各部门； 2.人民代表大会及其常设机构； 3.人民政府及其所属各部门和单位； 4.人民政协及其常设机构； 5.人民法院、人民检察院； 6.各民主党派机关； 7.工会、共青团、妇联等人民团体； 8.国有企业、事业单位。长期（30年）以上保管期限的档案。省级以上档案馆接收的部门单位普遍财政状况较好，配备有专兼职档案人员，档案的整理情况会比较规范。而县（区）一级基层档案馆有的是在1958年大跃进时成立的，当时把县直机关单位档案室的档案集中到一起就算成立了档案馆，所接收档案的部门单位大都没有专兼职档案人员，有的甚至整理档案靠临时抽几个工作人员搞突击，在实际工作中由于档案整理人员档案专业水平参差不齐，观念不同、理念不同、对文件的理解上存在差异，导致在保管期限的划分上存在不小的差别，特别是在组卷的情况下按照保管期限从长划定的原则，甚至有不少原本应当定为短期保管甚至不应归档的文件材料被划定为长期甚至永久保管，在移交进馆时由于档案馆照单全收，未再进行重新鉴定整理。但在进馆后的实际应用中，这类档案基本没有利用的价值和利用的机会，如上级一般事务性的来文、会议通知、下级单位一般事务性的报表（如村一级农业生产、经济发展半年报、年报等），在没有开展数字档案馆建设前这些档案存放在档案馆里只需要做好日常的安全保管和利用工作就可以了，不需要太多的经费投入。但在对馆藏档案进行全面数字化加工的情况下，所需要的投入就比较可观了。象这类档案纸质普遍较薄，采用园珠笔和复写纸书写，耐久性差，在进行数字化加工时只能采用平扫方式，效率不高，加工成本却比较高。在实施馆藏档案数字化前对全部档案进行一次全面的利用价值鉴定，对确定已经基本失去利用价值的档案排除在数字化的范围之外，经过数字化加工前的鉴定处理将可以极大地减轻数字化的工作量，同时可节省大量的存储空间。
二、档案的利用有其特殊的规律性、实用性和时效性
文件材料经过历次修改，且修改底稿都作了归档处理的档案，在数字化处理时是否有必要对全部文稿作数字化加工也是值得商榷的。笔者在已经接收进馆的重要部门的档案中（如县委办、县政府办）发现有的文件材料正式印发件只有几页，而草稿、修改稿、征求意见表却有几十页甚至上百页的，如有的会议纪要、重大规划、方案在印发前均要征求各参会成员单位的意见建议，各单位反馈回来的征求意见表有的有具体的修改意见，有的没有提出修改意见仅有领导签字和盖章，档案员在整理归档时将这些征求意见表和历次修改稿和印发件一起作为一件档案进行了归档处理。然而在日常的实际利用当中，利用人员一般只需查阅利用印发的正式文件，并且严格来讲也只有印发件才具备凭证效力，而草稿和签发单只是文件形成过程中的一个原始记录，记录文件的形成过程，具体由谁起草、谁修改、谁签发，在利用者有特殊要求的情况才有可能需要利用草稿和签发单，如需要倒查文件起草人、审核人、签发人责任或者所印发文件存在重大方针政策性错误的情况，可以说这种情况是非常例外和难得的。但在馆藏档案的数字化加工中，这类档案的占比却不小，所需的经费投入还是比较可观的，如果能将这部份材料排除在数字化的范围外，将大大减轻数字化的工作量和工作压力。
三、数字化档案馆与馆藏实体不完全一致在技术层面上是可行的，且并不影响档案的证明效力
人民群众到档案馆查阅利用档案，一是基于档案馆馆藏丰富，能满足人们对于档案信息的全方位和个性化、差异化需求。二是档案馆提供的档案信息具有公信力，能得到社会的普遍认可。建设数字化档案馆后，人们利用电子档案与利用纸质原件具有同等效力，利用档案不再需要全部调阅原件。只要提供利用的数字化档案与原件一致，能保证其真实有效性就行。利用者一般情况下并不需要查阅全部的底稿，特别越是基层的档案馆这种机会就越小。所以在建设数字档案馆的时候并不一定非得要全部归档材料数字化，如建设项目审计档案，其审计结论就那么几页，但审计材料附件却有一大堆，其中还有大量的图纸、施工材料、监理材料等，如果要将这些材料全部数字化将是一笔庞大的开支，而且这些附件材料在日常的利用中是极少用到的，可以说利用的几率几孚为零。但并非说附件材料没有数字化其审计结论就没有说服力，附件材料没有数字化并不会影响审计结论的公信力。
在技术层面对于数字化后的数字档案与实体档案不一致也可以通过备注的方式予以标注说明，如注明本件共几页，其中正文几页已数字化，附件（底稿）几页未数字化。
四、以建设数字档案馆为契机打造精品数字档案馆
档案馆的品位一是靠质，即档案要有质量，珍品档案资料越多就越有品位。档案信息全面记录当地社会经济发展、民生服务需求、人文历史变迁、科技文化发展等当地与人民群众生产生活息息相关的信息资源，能满足人民群众不断增长的档案信息服务需求。二是靠量，即数量充足。对到期档案要做到应收尽收，并想方设法征集当地有地方特色的各类档案资料，如重要文献资料、名人档案、名特优产品档案等，档案资料的信息能涵盖辖区内的各行各业，满足不同利用者的个性化需求。三是服务。要通过全体档案工作者的共同努力，充分采用现代化的科技和技术手段来提高档案查找利用效率，尽最大可能地满足人民群众不断增长的档案信息利用需求，如建设数字档案馆，开展网上远程档案查阅利用服务，建设虚拟化数字档案馆等充分实现档案信息资源的社会共享。
为提高馆藏档案的含金量，必须做到在档案进馆前和进行数字化前处理时对档案进行一次全面的鉴定处理。鉴定处理要结合国家档案局8号令的文件材料归档范围和保管期限表来操作。特别是对已到保管期限的档案的鉴定。如保管期限已满50年的长期档案，按照规定须进行存销鉴定，这本身也是档案馆的一项日常基础性工作，但目前有的档案馆由于人手不足、怕承担担责任等各种各样的原因没有开展此项工作。造成大量已经失去利用价值的档案占据着档案库房，甚至在建设数字化档案馆时还要投入大量人力、物力、财力进行数字化，进而还要占用数字档案馆的存储空间，无论是从对国家档案事业负责的角度还是从提高财政资金使用效率的角度都必须在开展数字化档案馆建设前开展对到期档案的存销鉴定，以精减馆藏，提高档案的有效信息含量。
总之，建设现代化数字档案馆应结合各个档案馆的馆藏档案构成情况、案卷质量情况、日常利用情况、档案馆的经济承受能力情况，坚持民生档案优先，坚持高效、经济、适用原则，切忌贪大求全搞全国性的一刀切，杜绝不必要的浪费。