上杭县档案馆  蓝德红 

   【摘要】：

　　闽西地处福建西部，是全国著名的苏区和老区，所辖四县一市两区，均是原中央苏区县。当前，我国信息化发展战略的实施，电子政务的推进，为闽西地区市县档案信息化建设发展提供了难得的机遇。由于档案信息化的涉及面广、工作量大、投入大，再加上地区经济技术发展的不平衡因素，本文结合闽西地区市县档案馆档案信息化工作的实际，研究和解决闽西地区市县档案馆信息化建设中的实际问题。

　　县档案馆作为党和国家保管档案的基地,是闽西社会各界利用档案史料的中心,贮存着内容丰富、数量众多具有地方特色的红色和客家档案资源。加快闽西档案信息化建设是闽西档案部门适应时代和社会发展的必然选择，是加速闽西档案管理现代化的客观要求，是提高闽西档案服务水平的必由之路，势在必行。然而，由于档案信息化的涉及面广、工作量大、投入大，再加上地区经济技术发展的不平衡因素，本文结合闽西地区市县档案馆档案信息化工作的实际，研究和解决闽西地区市县档案馆信息化建设中的实际问题，从而推动闽西市县档案馆信息化建设，更好地为闽西改革开放和社会主义现代化建设服务。

　　2021年全国共有各级各类综合档案馆近四千个，县级档案馆超过70%以上，县级综合档案馆担负着承上启下，守土一方的重任，是我国档案事业的基础。不同于省、市级档案馆财力雄厚和人力资源丰富，县级档案馆在基层档案服务工作中具有独特的优势。2020年6月新修订的《档案法》对县级档案馆在新时代发展档案事业提出更高的要求，笔者结合上杭县档案馆建设情况谈谈新修订的《档案化》对县级档案馆业务建设面临的机遇与挑战。

　　【关键词】：闽西地区   档案馆   信息化 

　　当前，我国信息化发展战略的实施，电子政务的推进，为闽西档案事业发展提供了难得的机遇。闽西地区市县档案馆作为党和国家保管档案的基地,是闽西社会各界利用档案史料的中心,贮存着内容丰富、数量众多具有地方特色的红色和客家档案资源。加快闽西档案信息化建设是闽西档案部门适应时代和社会发展的必然选择，是加速闽西档案管理现代化的客观要求，是提高闽西档案服务水平的必由之路，势在必行。然而，由于档案信息化的涉及面广、工作量大、投入大，再加上地区经济技术发展的不平衡因素，本文结合闽西地区市县档案馆档案信息化工作的实际，研究和解决闽西地区市县档案馆信息化建设中的实际问题，从而推动闽西市县档案馆信息化建设，更好地为闽西改革开放和社会主义现代化建设服务。

　　一、档案信息化的含义和内容

　　（一）档案信息化的含义。

　　档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为社会各项建设服务。

　　目前，大多数闽西地区市县档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，很难达到信息化程度。闽西地区市县档案馆馆藏档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“信息化生存”的形势。

　　（二）档案信息化的主要内容。

　　档案信息化建设包括对基础设施建设、人才队伍建设、信息资源建设和应用系统建设等方面，它是一项涉及多方面内容的系统工程，需要管理部门统筹规划，并且结合实际有计划、有步骤的进行，分阶段逐步实施完成。档案数字化和网络化只属于信息化建设中的信息资源建设，是档案信息化建设基础工作的一部分。截至2017年闽西地区各市县档案馆基本实现馆藏文书、民生等档案电子目录数据库建设，新罗、上杭、永定等档案馆电子档案目录都超过一百万条；二是载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库，现在闽西市县档案馆都在探索馆藏载体档案的信息化，但因为资金、人才、技术等原因档案数字化建设水平总体低下的状况并没有得到根本改变。

　　二、闽西地区市县档案馆档案信息化的意义

　　（一）推动档案信息化建设是闽西地区市县档案馆维护档案安全的必然要求。

　　档案资源是档案信息的来源，也是档案馆工作的基础，确保档案安全，是闽西地区市县档案馆档案工作的重中之重。据统计，截止2017年，闽西地区市县档案馆馆藏档案总量近50万卷，贮存着内容丰富、数量众多具有地方特色的红色和客家档案资源。从闽西目前的情况来看，数十万卷馆藏档案的信息化工作滞后将直接影响到闽西档案资源体系建设，给档案安全带来隐患。与此同时，随着闽西地区办公自动化的普及，电子档案大量形成。但是，闽西地区市县档案馆信息化建设的水平相对较低，大量电子档案无法接收和利用。

　　档案信息化能有效地保护闽西地区市县档案馆现有馆藏档案原件和近几年大量形成的电子档案。闽西地区市县档案馆馆藏档案信息化电子数据代替原件使用，保护档案原件。信息化副本异地备份保存，输出磁盘、硬盘等永久保存。这样可使这些馆藏档案资料在出现天灾人祸的情况下免遭到毁灭性的破坏。

　　（二）推动档案信息化建设是闽西地区市县档案馆做好档案服务的客观需要。

　　按照国家档案局的要求，推动档案信息化建设工作中一是保护档案原件安全，二是便于提供公众利用。保护是前提，利用是目的。要充分发挥档案的多重价值，满足社会的需求。档案信息化能改善档案的利用方式。一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用时间和空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。从总体来看，推动闽西档案信息化建设，有利于发挥档案的多种功能，有利于加快档案利用方式的转变，有利于提升闽西地区市县档案馆的服务能力和水平，最终通过档案信息化实现馆藏公开档案上网和共享，满足人们对档案信息的全方位多重需求。

　　（三）推动档案信息化建设是闽西档案事业适应新的形势，实现跨越式发展的重要措施。

　　从2009年中央提出实施中西部地区县级综合档案馆建设项目以来，闽西有7个县级档案馆被列入了“十二五”建设规划，目前闽西市县档案新馆即将全部投入使用。应该说闽西地区市县档案新馆建好后，将从根本上改善闽西档案馆的保管条件。随着新馆的建成，从硬件上基本解决了闽西地区市县档案馆发展的问题，但是硬件的改善并不代表闽西档案事业发展的根本改变，档案工作流程以及管理理念、服务方式，必须与新馆建设的提升同步，而最能发挥档案馆功能的手段就是通过档案信息化建设，实现闽西市县档案计算机检索和网络利用查询档案高效服务的目标，从而推动闽西档案事业跨越发展。

　　三、闽西地区市县档案馆档案信息化的现状

　　从闽西地区市县档案馆近几年档案信息化建设的探索和实践来看，各级档案部门积极性都很高，成效也不小。按照《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》（闽档〔2002〕82号）和《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的规范要求，目前闽西市县档案馆绝大部分把馆藏档案案卷级目录和文件级目录进行了数字化，这一初步成果的取得，为下一步档案信息化奠定了很好的基础。但是由于经费保障不到位，技术支撑不到位，闽西地区档案馆档案信息化要全面铺开依然是闽西地区档案馆面临的现实问题。

　　（一）闽西地区市县档案馆信息化基础薄弱。

　　闽西地区市县档案馆档案信息化从制作、处理、归档和数据库的建立和利用，都要依靠计算机硬件、操作系统和应用软件。由于过去硬件条件和人才的限制约束，闽西地区县市档案馆馆藏档案信息化基础建设严重滞后，所属7个县级综合档案馆所设立的分布式数据库也只是简单的一些管理，仅完成一、二期馆藏档案目录数据库建设任务，近几年闽西地区档案馆档案信息化因为新馆建设而停滞，全文数据扫描工作除市档案馆开展外，其他档案馆只零星开展一些。随着闽西地区市县档案馆新馆的建成，将在硬件建设上得到根本改善,但在软件上，尤其是闽西地区目前已实行办公自动化，闽西地区市县档案馆急需建立数字档案馆，才能与办公自动化相衔接，确保电子档案完整、规范整理。 

　　（二）闽西地区档案馆信息化建设规划不足。 　　目前，闽西地区市县档案馆对档案信息化建设的重要性和必要性还有待提高，对档案信息化建设的总体思路和目标不明确，缺乏宏观规划和管理。由于闽西市县档案馆在馆藏数量、质量、设备、人员配备等方面情况不一,信息化进程差异较大,有的已经具有一定基础,有的才刚刚起步,如果有些县级档案馆不顾实际情况, 缺乏对档案信息化建设复杂性的估计，盲目跟风,势必造成资金和精力的巨大浪费，导致预期目标不符合实际，可能出现后期投入经费不足、建设时间无法保障等问题，甚至让已有的投入付之东流，带来巨大的人力、财力损失。有的档案馆虽然制定了信息化建设规划和方案，成立了领导小组，将信息化建设提上了重要议事日程，但是，没有紧密结合单位实际，缺乏科学性、操作性和针对性，只是根据上级单位的规定要求“按部就班”地进行，缺乏主动性、自觉性和开拓创新意识，导致档案信息化建设进展缓慢。

　　（三）闽西地区市县档案馆缺乏专业信息化档案人才。

　　一是闽西地区市县档案馆人员编制紧缺。目前，闽西地区市县档案局（馆）的编制是1996年核定的，随着各县(市、区)经济建设的快速发展特别是县级新馆的投入使用，档案馆馆藏档案数量将大幅度增加，现有人员编制远远无法满足形式发展的要求和目前所肩负的档案信息化建设的重任。二是档案信息化专业人才奇缺。由于各种原因，闽西地区市县档案馆现有干部队伍构成不合理，计算机专业人才紧缺，由于县一级档案馆的编制和条件的限制，需要的人才难以调进和考入。目前闽西市县档案部门工作人员平均10人左右，平均年龄44岁左右，具有专业档案信息化知识的人员少之又少。三是队伍结构不合理。闽西地区档案部门现有的在编干部职工队伍普遍年龄偏大，面对闽西信息化档案建设的新要求，档案工作人员有的对档案信息化建设缺乏必要的了解，有的对计算机、刻录机及相关应用软件掌握不够熟悉，工作中感到束手无策。专业信息化档案人才的缺乏，已经成为影响闽西地区档案馆信息化建设开展的一个重要因素。

　　（四）闽西地区市县档案馆信息化安全管理问题。

　　闽西地区市县档案馆大力推进档案信息化建设，相应地也使馆藏档案的存储方式发生了根本变化，档案保密环境由封闭到开放带来的挑战。在传统档案工作中，档案信息相对封闭，与载体不可分离，集中保管且在人为监控之下，其失、泄密的可能性相对较小。在档案信息化建设中，大量的档案信息存储在光、磁介质上，传输在网络上，其在产生、处理及传输的过程中，时刻处于一个开放的状态。在信息网络环境下，随着计算机和网络技术应用到档案管理，档案利用形式发生转变，档案信息置身于一个充满更多威胁、更大风险的利用空间：黑客攻击、网络窃听、程序漏洞、病毒危害、操作失误等均可能造成档案的失密、篡改和非法利用，大大增加了档案保密工作的难度。因此，如何控制档案信息的使用人员、使用范围及使用目的，如何防范档案信息的非法传播、改动与复制等，就变得极为迫切。

　　（五）闽西地区市县档案馆信息化技术支撑和指导还不够强。

　　闽西市县档案馆信息化建设在规划设计、硬件的配置、软件开发、档案数字化的管理与加工、成果的验收与鉴定等方面都需要强有力的技术指导和技术支撑。目前闽西市县档案馆档案信息化建设发展不平衡，各县级档案馆、各单位档案室所使用的硬、软件系统不同。所建的档案数据库种类繁多，电子文件格式不一，存在相互间不兼容的现象，在档案信息化建设的技术指导工作方面严重滞后，现有的指导模式已无法满足各地档案信息化建设的需要。这些问题不解决，闽西市县档案馆档案信息化建设就不能健康有序地推进。

　　四、全力推进闽西地区市县档案馆档信息化建设对策和措施。

　　转变档案工作的服务方式是闽西地区档案部门今后发展的方向和主题，而档案信息化建设是档案部门转变服务方式的重要内容，如何紧紧抓住机遇，是当前闽西地区市县档案馆的一项重要而紧迫的任务。

　　（一）以闽西地区新档案馆建设项目带动档案信息化基础设施建设。

　　档案信息化建设必须具备一定的物质基础，首当其冲的是要有符合规范的档案馆库和开展档案信息化建设的安全场所。从2009年中央提出实施中西部地区县级综合档案馆建设项目以来，闽西有7个县级档案馆被列入了“十二五”建设规划，目前闽西地区市县档案新馆基本投入使用。以闽西地区新档案馆建设项目带动档案信息化基础设施建设，在配置内部设施设备的时候也将开展档案信息化建设的软硬件同步规划，同步采购，配备必要的设施设备，如计算机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频数字转换设备等，为开展档案信息化工作奠定了良好的基础。

　　根据闽西地区市县档案馆档案信息化建设的需要，要进一步加强档案信息化管理应用系统建设，采用的管理软件必须符合国家档案局关于档案管理软件的功能要求，符合档案信息化和电子文件管理标准、规范要求，与机关业务系统有机衔接，为档案信息采集、交换、资源共享创造条件，方便人民群众利用。

　　（二）建立档案信息化建设的保障机制，切实有效的政策支持和资金支持。

　　闽西地区市县档案部门应根据国家相关政策，制定科学、合理、严密的档案资源信息化建设规划。主要内容包括：技术性规范标准，以实现馆内、馆际、馆室之间数据兼容；流程性规范标准，既维护电子文件、电子档案真实和安全、保密的规章，严密的电子文件、电子档案工作制度、流程、技术标准、介质存贮办法、备份等。同时争取当地政府的支持，档案资源信息化保障机制初步建立起来，为下一步档案信息化建设做准备。只有切实有效的政策支持和资金支持，不断完善中央、省、市、县四级支持配套措施，档案信息化建设才有坚强的保障。档案信息化工作方式可采取自做或外包，少量、重要、核心的档案要由档案馆负责，量大、一般性档案用外包形式，这样投资省、效率高。另外，还应保证档案资源信息化技术队伍相对稳定、统一、以减小人力资源重复和浪费。

　　（三）提高闽西地区市县档案馆档案信息化工作者的素质。

　　闽西地区市县档案人员是闽西档案信息化工作的主体，工作人员素质的高低直接影响档案信息化的进程。首先，档案馆可以考虑引进部分信息科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能，加快馆藏档案信息化进程。此外，新引进人员管理的开放性思想和高效性思想，可以逐步影响、同化原有人员档案管理的落后思想。其次，必须加强对在职档案工作人员新技术、新技能培训，使他们尽快熟悉现代技术、技能的运用，壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。再次，更新档案管理理念，要加大闽西市县档案馆信息化宣传教育力度，普及档案信息化知识。档案馆工作者面对档案信息化，必须自觉地从传统的档案实体管理向档案信息化管理转变。

　　（四）要加强闽西地区档案馆信息系统安全保障建设。

　　闽西地区市县档案馆要按照档案信息系统安全管理基本要求，馆藏重要档案信息系统进行安全检查、行业测评。闽西地区市县档案馆要将信息安全等级保护工作列入数字档案馆建设日程，将信息安全等级保护费用纳入档案馆数字化建设预算，要加强与有关部门的沟通交流，在定级备案、建设整改、等级测评、监督检查等环节密切合作，共同做好档案馆的数字信息安全等级保护。在档案信息化过程中，要采取各种有效的管理措施和技术手段，加强管理和监控、防范，严禁外包公司留存、外泄档案信息，一经发现，必须严肃查处，从而确保档案信息化过程中的档案安全。

　　（五）加强闽西地区档案馆信息化建设技术支撑和指导。

　　一是笔者认为闽西地区市县档案馆档案信息化工作要提出了“市馆当龙头，县（市、区）馆赶先进，市直选试点，全面搞提升”的档案信息化工作指导思想，牢牢抓住档案信息化建设工作这个牛鼻子，促进闽西地区档案信息化建设工作再上新台阶。其次，注重档案信息化硬件建设和技术支撑。二是采取“请进来，走出去”的方式，请计算机软件和网络专家对全体档案工作者，尤其是计算机专业人员进行岗位培训，积极参加省局组织的数据库管理专业培训，努力提高全员档案信息化工作意识和水平，努力打造一支思想过硬、业务精湛、技术一流档案工作的复合型人才队伍。为档案信息化建设工作提供人才支持和技术保障。

　　总之，档案馆信息化是档案工作现代化的方向，是建设档案强国的着力点，闽西地区市县档案馆必须坚定不移、全力以赴、持续不断地向前推进。在档案信息化建设过程中，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、改善服务环境、规范服务行为、提升服务能力，使得档案工作可以更加贴近社会、贴近群众贴近生活，为社会广大群众提供更加高效的档案信息资源，在服务社会群体中争创优秀。

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